Системы управления знаниями: от предпосылок к применению

В контексте поиска путей решения одной из ключевых задач экономики — организации распределения в обществе ограниченных ресурсов, которое позволит максимизировать социальную полезность их использования— автор приходит к выводу, что развитие систем управления знаниями подчиняется законам развития и изменения экономических институтов, воздействующих на поведение экономических агентов. Кроме того, он подчеркивает, что этот процесс должен стимулироваться фирмами и сообществами изнутри, исходя из заинтересованности в повышении эффективности.

Павел Евдокимов
Системы управления знаниями: от предпосылок к применению
"Экономические стратегии", №05-06-2007, стр. 168-171

Евдокимов Павел Анатольевич — аспирант Московского государственного университета экономики, статистики и информатики (МЭСИ).

Тенденции и предпосылки

Одна из ключевых задач экономики – это организация распределения в обществе ограниченных ресурсов, позволяющего максимизировать социальную полезность их использования. В современном мире мы можем наблюдать растущее разнообразие товаров, услуг, профессий, активов. Это говорит об углублении специализации и разделении труда, усложнении и децентрализации экономики и решений по распределению ресурсов.

Для принятия решений экономическим агентам требуется информация о ресурсах (их ценах, характеристиках и свойствах) по категориям и отдельным экземплярам, о постконтрактном поведении поставщиков, а также многое другое. Благодаря современным технологиям знания в целом становятся все более доступными, при этом успешная работа фирмы на рынке обусловлена наличием или отсутствием у нее структурированных и узкоспециализированных знаний.

Эффективность работы фирмы или рынка применительно к определенной группе товаров напрямую связана с объемом трансакционных издержек, возникающих при получении и использовании определенных ресурсов экономическими агентами. Любой товар или услуга, точно так же, как и сами трансакции, связанные с осуществлением соответствующей сделки, обладают широким набором свойств. Трансакционные издержки определяются тем, какие затраты по получению информации, необходимой для принятия решения, несут экономические агенты (доконтрактные издержки), а также потерями, связанными с отклонениями результатов сделки от ожидаемых (постконтрактные издержки).

Потребность экономических агентов в информации связана с тем, что ресурсы, представленные на внешнем или условном внутрифирменном рынке, являются в той или иной мере различными и не обладают абсолютной стабильностью свойств. Полезность ресурса в определенной ситуации зависит от контекста этой ситуации, а также от свойств данного ресурса. В связи с этим экономические агенты стремятся за счет дополнительной информации максимизировать отдачу от осуществления сделки по получению или операции по применению ресурса. Качество информации, доступной экономическим агентам, может быть совершенно разным – от наличия технических условий или государственных стандартов на однородную продукцию до абстрактных представлений о характере услуг определенного сегмента.

Экономические агенты несут трансакционные издержки на всех стадиях сделки или операции по использованию ресурса.

Общепринятой классификации трансакционных издержек не сложилось. Разные исследователи (Рональд Коуз, Оливер Уильямсон, Джордж Стиглер, Уильям Меклинг) выделяют различные категории издержек, например: "информационные издержки", "из-держки оппортунистического поведения", "издержки мониторинга за поведением агента и издержки его самоограничения", "издержки измерения", "издержки влияния", "издержки коллективного принятия решений", "издержки сбора и переработки информации", "издержки проведения переговоров и принятия решений", "издержки контроля" и "юридической защиты выполнения контракта".

Однако на каждой стадии издержки происходят за счет необходимости:

• осуществления измерений, наблюдений или несения денежных затрат на приобретение информации;
  
• хранения и обработки информации;
  
• воздействия агента на внешнюю среду (например, контрагентов, правовое поле), требующего времени, денег или других ресурсов.
  

При этом экономический агент пытается найти баланс между издержками на всех стадиях. Слишком детальный сбор информации до осуществления сделки способен существенно снизить постконтрактные издержки, связанные с отклонением качества полученного результата, но может обойтись достаточно дорого. И наоборот – недостаточный объем информации может обусловить существенные постконтрактные потери.

Чем более информация доступна экономическим агентам, тем меньше суммарные трансакционные издержки и точнее решения относительно сделок и операций с ресурсами. Это подтверждается снижением постконтрактных потерь.

Уровень трансакционных издержек зависит от стоимости информации, которая, в частности, определяется степенью измеримости характеристик ресурса или сделки. Одна из важнейших особенностей трансакционных издержек состоит в том, что они допускают значительную экономию на масштабах деятельности за счет накопления информации и ее многократного использования. Постоянные компоненты есть во всех видах трансакционных издержек: когда информация собрана, ею может пользоваться любое количество потенциальных продавцов и покупателей; договоры стандартизируются; стоимость разработки законодательства или административных процедур мало зависит от того, какое число лиц подпадает под их действие.

Поэтому наиболее значимый вопрос – определение структуры информации, которая циркулирует в экономической системе и затраты на обращение которой, собственно, и составляют трансакционные издержки. Основа такой информации – это свойства ресурсов в самом широком их понимании.

Основные задачи систем управления знаниями

Главная задача систем управления знаниями – поддержка процессов создания, сохранения, распределения знаний, необходимых для успеха организации или сообщества. При этом знание следует понимать как информацию, которая способна побуждать действие, в том числе помогающее экономическим агентам выбирать адекватные варианты решений в различных ситуациях.

В системах управления знаниями могут преобладать различные компоненты – от организационных механизмов, которые обеспечивают передачу и сохранение знания внутри организации и предстают в виде внутрифирменных регламентов или стандартов, до развитых информационных систем – корпоративных порталов и хранилищ данных.

При этом система управления знаниями может быть как внутрифирменной (корпоративной), так и функционировать в интересах рынка в целом. В последнем случае знания могут использоваться как покупателями, так и продавцами, а также специализированными агентами-посредниками.

Объекты системы управления знаниями могут быть различны. Существует три ключевых типа таких объектов, знания о которых наиболее актуальны для оптимизации работы фирмы или рынка. Это знания о продуктах, услугах, а также бизнес-процессах, происходящих в фирмах.

Каждый из типов объектов является особенным с точки зрения подходов к построению структуры данных для системы управления знаниями. При прочих равных наиболее простым объектом являются знания о товаре. Их достаточно легко получить, так как экземпляры товара существуют в физическом виде, соответственно, их свойства легко поддаются оценке и измерению. Наиболее сложный объект – бизнес-процесс, так как его атрибутами как объекта знаний являются физические и информационные объекты на входе и выходе (сырье и материалы как товары, сигналы, инструкции и т.д., человеческие ресурсы и др.) плюс сложная схема взаимодействия структурных подразделений фирмы по осуществлению бизнес-процесса. Услуга же как информационный объект обладает свойствами как товара, так и бизнес-процесса – она имеет свои потребительские свойства, но при этом в ее описании присутствуют объекты на входе и выходе. В отличие от товара экземпляры услуги не являются физическими объектами, в связи с этим в интересах потребителей классы услуг должны быть достаточно детально описаны, особенно это касается стандартов качества.

При наличии определенной стандартизации становится возможным создание систем управления знаниями, где для объектов предметной области можно обозначить набор свойств и характеристик – как позволяющих идентифицировать отношение ресурса к какому-либо типу, категории или классу, так и характеризующих его потенциальные полезные свойства.

Подходы к построению структуры данных СУЗ

Системы управления знаниями ориентированы на работу с самыми различными типами знаний – начиная с явных, представленных в виде бумажных и электронных документов, записей в базах данных, и заканчивая неявными, носителями которых являются люди (ноу-хау, опыт, интуиция).

Эффективная система управления знаниями обеспечивает унификацию терминов, понятий и обозначений объектов, используемых экономическими агентами в отношении реальных объектов в рассматриваемой "предметной области". Наличие единой терминологической и понятийной основы для всех знаний организации позволяет организовать формализованные знания, сосредоточенные в документах. Благодаря системе управления знаниями сотрудники смогут приобретать новые знания и за счет них создавать неявные, которые после определенного обсуждения, экспертной обработки могут стать явными, увеличивая при этом совокупные знания организации.

Терминологическая и понятийная основа в рамках систем управления знаниями может быть представлена в виде онтологии предметной области. Онтология представляет собой формальную и четкую спецификацию разделяемого сообществом представления об объектах предметной области. В онтологии содержатся понятия-объекты и связи между ними самого разного типа, в том числе отражающие иерархию классов и наличие свойств. В онтологии могут быть описаны варианты обозначения наименований ресурсов и различных их подкатегорий, словари свойств ресурсов и рамки их возможных значений.

Онтология предметной области дает каркас для привязки разных документов, являющихся носителями знания, к определенной структуре. Привязка к классам объектов в онтологии позволяет передать пользователям системы управления знаниями контекст информации, содержащейся в документе. Знания становятся более структурированными и более доступными для экономических агентов. Разработка онтологии предметной области и создание на ее базе корпоративной НСИ дает фирмам и рынкам самые разные преимущества: снижение затрат на информационный обмен как между людьми, так и между информационными системами, предотвращение потерь, связанных с некорректностью, неактуальностью и противоречивостью информации о ресурсах.

Создание и развитие онтологии в системе управления знаниями

Следует отметить, что онтология предметной области, выступающая в качестве информационного ядра системы управления знаниями, является не статическим, а изменяющимся и развивающимся объектом.

Создание онтологии предполагает получение информации из различных документов, каталогов и классификаторов продукции и услуг, баз данных и ее обработку и обобщение. При этом определяется первоначальный уровень детализации описаний в онтологии. На стадии применения онтология проверяется на жизнеспособность – классы, представленные в онтологии, должны являться корректным обобщением различных объектов предметной области. За счет обратной связи представляются возможными следующие отклонения онтологии от идеальной: некоторые типы, подвиды или подкатегории объектов не покрыты онтологией, структура свойств и характеристика отдельных реальных объектов не соответствует структуре, заданной в онтологии, и др.

По мере накопления у организации опыта эксперты, а также пользователи могут развивать онтологию, детализируя отдельные классы или свойства. При этом следует обратить внимание на то, что более детальная онтология является и более уязвимой по отношению к изменениям предметной области, что ведет к более высоким затратам на ее поддержание. Таким образом, стратегия развития онтологии определяется набором факторов.

В пользу большей детализации свидетельствуют следующие факторы:

• объем рынка ресурсов, стоимость решений в отношении объектов в предметной области;
  
• количество участников рынка (фирм, экономических агентов);
  
• величина трансакционных издержек экономических агентов при имеющемся на настоящий момент уровне знаний;
  
• потенциальный полезный эффект воздействия онтологии на структурирование знаний организации.
  

В пользу ограничения детализации онтологии свидетельствуют следующие факторы:

• изменчивость предметной области и характер этой изменчивости (только появление новых классов объектов или изменение иерархии классов, появление новых видов связей);
  
• затраты на поддержание актуальности онтологии, наиболее полно и при этом компактно отражающей общие свойства объектов предметной области.
  

Таким образом, можно сделать вывод о том, что развитие систем управления знаниями подчиняется законам развития и изменения экономических институтов, воздействующих на поведение экономических агентов. С практической же точки зрения развитие систем управления знаниями должно стимулироваться фирмами и сообществами изнутри, исходя из заинтересованности в повышении эффективности.

ПЭС 178/20.07.2007